I tuoi dati, e quelli degli studenti. Senza giri di parole.

Your data, and the students'. In plain language.

Questa informativa spiega quali dati passano dalla piattaforma empowerEd, chi ne è responsabile, dove sono custoditi, per quanto tempo e cosa puoi chiedere. Vale per l'accesso da browser su empowereducation.eu e per l'app empowerEd per iOS e Android, ed è raggiungibile dalla schermata di accesso e dalle impostazioni.

This notice explains which data flows through the empowerEd platform, who is responsible for it, where it is stored, for how long and what you can ask. It applies to browser access at empowereducation.eu and to the empowerEd app for iOS and Android, and is reachable from the login screen and the settings.

Versione 1.0 · aggiornata il 24 settembre 2026Version 1.0 · last updated 24 September 2026

00In breve

La piattaforma è uno strumento della tua scuola. La scuola decide quali dati inserire e perché: è lei il Titolare del trattamento. UniversiData custodisce i dati per conto della scuola, come Responsabile del trattamento (cioè il fornitore che lavora su istruzione della scuola).
Gli account li crea la scuola. Sono di dirigenti, segreteria, docenti, personale scolastico, genitori o tutori e, dove la scuola lo prevede, degli studenti, che vedono solo i propri dati. Non ci si registra da soli.
I database principali e l'archiviazione dei documenti sono situati nell'Unione Europea. Alcuni dati tecnici e contenuti delle comunicazioni possono essere trattati da fornitori che operano anche fuori dallo Spazio economico europeo, secondo quanto indicato nella sezione 7. Non vendiamo i dati, non li cediamo a terzi per scopi loro, non mostriamo pubblicità, non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale e nessuna decisione sugli studenti viene presa da un automatismo.
Nessun tracciamento. La piattaforma non profila, non usa strumenti di analisi del traffico, non traccia gli utenti tra app o siti diversi, non usa l'identificativo pubblicitario del telefono (IDFA/AAID) e non chiede il permesso di tracciamento. Da browser usa solo i cookie tecnici necessari all'accesso.
Per i tuoi diritti, la prima porta è la scuola. Puoi scrivere anche a noi: privacy@universidata.it.

01Chi siamo e come contattarci

La piattaforma empowerEd (School Manager con i suoi moduli, e l'app empowerEd per iOS e Android) è sviluppata e gestita da UniversiData S.r.l., Via Giuseppe Bandi 7, 00128 Roma (RM), Italia, P. IVA e C.F. 17486781002.

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sul trattamento dei tuoi dati puoi scrivere al nostro contatto privacy: privacy@universidata.it.

Per assistenza sull'uso della piattaforma: support@universidata.it.

02La scuola e UniversiData: due ruoli diversi

La scuola è il Titolare del trattamento

La scuola che ti ha dato l'accesso decide quali dati raccogliere (anagrafiche, presenze, voti, comunicazioni, documenti, dati amministrativi), per quali finalità e per quanto tempo. Lo fa nell'ambito delle proprie funzioni educative e amministrative, nel rispetto della legge. La scuola ha una propria informativa, che ti è stata consegnata o che puoi chiederle, e, dove previsto, un proprio DPO.

UniversiData è il Responsabile del trattamento

UniversiData fornisce la piattaforma e l'infrastruttura, e tratta i dati solo per conto della scuola e solo secondo le sue istruzioni, sulla base di un accordo scritto (art. 28 GDPR). Vale anche per le notifiche: la scuola decide quando inviarle. Alcune notifiche operative, relative ad assenze, ritardi, promemoria di giustificazione e note disciplinari, possono contenere il nome dello studente e la data dell'evento. Il testo delle note disciplinari non viene incluso. Le comunicazioni generali utilizzano invece un avviso generico. I fornitori coinvolti nel recapito sono indicati nella sezione 7. Non usiamo i dati scolastici per scopi nostri.

Quando UniversiData è Titolare in proprio

Per pochi dati, necessari a far funzionare e a proteggere la piattaforma, UniversiData decide in autonomia ed è quindi Titolare: i registri tecnici di funzionamento (log), i dati diagnostici sugli errori e le richieste che ci invii direttamente (assistenza, esercizio dei diritti). Trovi i dettagli nella sezione 4.

03Chi usa la piattaforma

La piattaforma è riservata alle scuole clienti di UniversiData e alle persone che la scuola autorizza:

dirigenti, segreteria e personale amministrativo, per la gestione della scuola: anagrafiche, iscrizioni, orari, comunicazioni, adempimenti e amministrazione;
docenti e personale scolastico, per il registro, le presenze, le valutazioni e le comunicazioni;
genitori e tutori, per seguire l'andamento scolastico dei propri figli, giustificare assenze, ricevere comunicazioni e gestire le pratiche con la scuola;
studenti, dove la scuola attiva l'accesso, per consultare i propri dati: orario, presenze, valutazioni e comunicazioni che li riguardano.

Si accede da browser su empowereducation.eu o dall'app empowerEd, con le stesse credenziali e le stesse regole. Gli account li crea la scuola: non esiste una registrazione libera. I dati degli studenti li inserisce la scuola e sono visibili solo al personale autorizzato, ai genitori o tutori collegati a quello studente e, se la scuola ha attivato l'accesso, allo studente stesso, limitatamente ai propri dati. I dati dell'account sono richiesti dalla scuola: senza, l'accesso non è possibile.

04Quali dati passano dalla piattaforma

Categoria	Esempi	Chi li inserisce	Chi decide (Titolare)
Dati dell'account	nome e cognome, email, ruolo (dirigente, segreteria, docente, genitore, studente), classi o studenti collegati, identificativo utente, identificativo del dispositivo per le notifiche dell'app	la scuola; il dispositivo per le notifiche	la scuola
Credenziali di accesso	email e password. La password è conservata esclusivamente sotto forma di hash Argon2id e non può essere letta da UniversiData. Anche i token di sessione, invito e recupero password sono conservati solo sotto forma di hash.	tu	la scuola
Dati scolastici degli studenti	anagrafica, classe, presenze e assenze, giustificazioni, voti e valutazioni, note e annotazioni, comunicazioni scuola-famiglia	la scuola (docenti, segreteria); i genitori per le giustificazioni	la scuola
Dati amministrativi	iscrizioni e ammissioni, dati di fatturazione e pagamenti delle famiglie, contratti e presenze del personale, orari.	la scuola; i genitori per le proprie pratiche	la scuola
Categorie particolari di dati, in particolare dati relativi alla salute (art. 9 GDPR)	informazioni di salute rilevanti per la vita scolastica: allergie, diete, esigenze educative speciali (PEI, PDP), certificati medici a corredo delle assenze e, se gestita nella piattaforma, la scelta sull'insegnamento della religione	la scuola; i genitori quando allegano un certificato	la scuola
Documenti e foto	allegati caricati (giustifiche, certificati, circolari, documenti d'iscrizione, altri documenti)	personale scolastico, docenti, genitori	la scuola
Registro delle operazioni	nome e ruolo dell'utente, operazione effettuata e data, per le modifiche a presenze, voti, note disciplinari, iscrizioni, classi e corsi e per la generazione o esportazione di report. Le semplici consultazioni non sono attualmente registrate.	raccolti automaticamente	la scuola
Log tecnici di server e rete	metodo e URL della richiesta, esito, identificativo della richiesta, identificativi dell'utente e della scuola; indirizzo IP e user agent associati alla sessione. Password, token, cookie, header di autorizzazione e contenuto delle richieste sono esclusi dai log applicativi.	raccolti automaticamente	UniversiData
Richieste dirette	email di assistenza o di esercizio dei diritti che ci invii	tu	UniversiData

Se accedi dal browser

La piattaforma usa solo cookie tecnici di sessione, necessari a riconoscerti dopo l'accesso e a proteggere la sessione. UniversiData non utilizza cookie di analisi o profilazione, analytics, tag manager, pixel pubblicitari, strumenti di session replay o servizi esterni di monitoraggio degli errori. Gli script, i font e le animazioni della piattaforma sono forniti dai domini di UniversiData.

Nell'anteprima delle newsletter, le immagini ospitate su server esterni sono bloccate per impostazione predefinita. Vengono caricate dai server indicati dalla scuola solo se l'utente sceglie espressamente di visualizzarle; in tal caso, tali server possono ricevere i dati tecnici necessari a fornire l'immagine.

Se usi l'app

Face ID e impronta digitale. Se attivi lo sblocco biometrico, il riconoscimento avviene interamente sul tuo dispositivo tramite il sistema operativo. L'app riceve solo l'esito ("riconosciuto" o "non riconosciuto"): nessun dato biometrico lascia il telefono né arriva a UniversiData.

Sul dispositivo l'app conserva nel portachiavi sicuro del sistema i token di sessione, l'identificativo di installazione necessario per le notifiche e alcune preferenze tecniche. I dati scolastici restano in memoria e vengono rimossi al logout, alla scadenza della sessione o al cambio di profilo. Gli allegati vengono aperti nel browser di sistema tramite link firmati validi per 15 minuti e non sono conservati dall'app. I file scelti dall'utente per essere caricati possono essere copiati temporaneamente nella cache dell'app e vengono eliminati subito dopo il completamento dell'invio. Il token di accesso dura al massimo un'ora; dopo sette giorni di inattività è necessario effettuare nuovamente l'accesso.

L'app utilizza la fotocamera e la galleria solo quando scegli di acquisire o caricare un'immagine, e il selettore di file quando vuoi allegare un documento. Utilizza inoltre le notifiche, l'autenticazione biometrica opzionale e la vibrazione per il feedback tattile. Non accede alla posizione, ai contatti, al microfono, al calendario, agli appunti o agli identificativi pubblicitari del dispositivo. I permessi possono essere gestiti dalle impostazioni del telefono.

05Perché trattiamo i dati e su quale base

Dati trattati per conto della scuola

Questa informativa integra e non sostituisce l'informativa della scuola ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR. Ogni scuola determina le finalità e le basi giuridiche del trattamento dei dati scolastici e le descrive nella propria informativa. Tra queste finalità possono rientrare la gestione delle presenze, delle valutazioni, delle comunicazioni con le famiglie, delle iscrizioni, dell'amministrazione scolastica e dei relativi obblighi di legge o amministrativi. UniversiData tratta questi dati esclusivamente per conto della scuola, in qualità di Responsabile del trattamento, e solo secondo le sue istruzioni documentate: non determina in autonomia le finalità né le basi giuridiche del trattamento. Per informazioni su finalità e basi giuridiche fa fede l'informativa fornita dalla tua scuola.

Dati trattati da UniversiData in proprio

Far funzionare la piattaforma e tenerla sicura (log tecnici, diagnostica errori, prevenzione di accessi non autorizzati): interesse legittimo di UniversiData alla sicurezza e alla continuità del servizio (art. 6.1.f GDPR), che risponde anche all'obbligo di sicurezza del trattamento verso la scuola (art. 32). Puoi opporti a questo trattamento per motivi legati alla tua situazione particolare (art. 21).
Rispondere alle tue richieste di assistenza o di esercizio dei diritti: obbligo di legge per le richieste sui diritti (art. 6.1.c e art. 12 GDPR) e interesse legittimo a rispondere a chi chiede assistenza (art. 6.1.f).

06Chi può vedere i dati

Ogni persona vede solo ciò che serve al suo ruolo. Un docente vede le proprie classi. Un genitore vede solo i propri figli. Uno studente vede solo i propri dati. La segreteria e la dirigenza vedono quello che la scuola ha stabilito per il loro ruolo. Per gli studenti maggiorenni la scuola stabilisce quali informazioni restano visibili ai genitori. Il sistema registra determinate modifiche e operazioni rilevanti, oltre alla generazione e all'esportazione dei report. Le semplici consultazioni non sono attualmente registrate.

Il personale tecnico di UniversiData può accedere ai dati solo nell'ambito dei servizi di manutenzione, assistenza e sicurezza previsti dal contratto con la scuola ed è vincolato alla riservatezza.

Comunichiamo dati ad autorità pubbliche solo se un obbligo di legge ce lo impone, informandone la scuola salvo che la legge lo vieti.

07Fornitori e dove stanno i dati

Per fornire la piattaforma ci avvaliamo dei fornitori tecnici indicati nella tabella seguente. Quando trattano dati personali per nostro conto, operano come sub-responsabili del trattamento. L'elenco viene comunicato alle scuole e mantenuto allineato agli accordi sul trattamento dei dati sottoscritti con ciascuna scuola.

Servizio	Fornitore	Dove sono trattati i dati	Cosa tratta
Server e database della piattaforma	Railway	Amsterdam, Paesi Bassi, regione Railway `eu-west`	Dati dell'account, dati scolastici e amministrativi gestiti dalla piattaforma
Proxy e distribuzione del frontend	Cloudflare Workers	Infrastruttura globale Cloudflare, non limitata all'Unione Europea	Richieste inoltrate tra frontend e backend e relativi log tecnici. I Workers Logs sono conservati fino a 7 giorni
Archiviazione di documenti e foto	Railway, object storage compatibile S3	Amsterdam, Paesi Bassi, regione Railway `eu-west`	Documenti, foto e allegati caricati, separati per scuola e tipologia
Recapito delle notifiche push dell'app	Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple (APNs)	UE e Stati Uniti. Google LLC e Apple Inc. aderiscono all'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023); in subordine si applicano le clausole contrattuali standard (decisione 2021/914). Puoi chiederne copia a privacy@universidata.it	Identificativo di installazione, piattaforma e informazioni tecniche sul dispositivo; titolo, testo e dati tecnici della notifica. Alcune notifiche relative ad assenze, ritardi, giustificazioni e note disciplinari possono contenere il nome dello studente e la data.
Email di servizio (inviti, accesso, recupero password)	Resend / Plus Five Five, Inc.	Stati Uniti. La regione `eu-west-1` riguarda l'instradamento delle email e non la localizzazione dello storage. I trasferimenti sono disciplinati dal DPA di Resend, dal Data Privacy Framework e dalle clausole contrattuali standard	Indirizzo email e nome del destinatario, nome della scuola, metadati di invio, contenuto del messaggio, link di invito o recupero ed eventuali allegati
Posta per assistenza e richieste	Microsoft 365, Exchange Online	Stati Uniti, in base alla localizzazione attuale e prevista del tenant Microsoft 365. I trasferimenti dal SEE sono disciplinati dal DPA Microsoft e dalle clausole contrattuali standard	Nome e indirizzo email del mittente, metadati dell'email, oggetto, contenuto del messaggio ed eventuali allegati inviati a `support@universidata.it` e `privacy@universidata.it`
Modulo Admissions	Supabase	Unione Europea	Dati relativi alle candidature e alle procedure di ammissione

Il backend, il database principale e l'archiviazione dei documenti sono situati ad Amsterdam, nei Paesi Bassi. I moduli basati su Supabase sono ospitati nell'Unione Europea. Alcuni servizi accessori, tra cui il proxy Cloudflare, l'invio delle email tramite Resend, la gestione delle caselle di assistenza e privacy tramite Microsoft 365 e il recapito delle notifiche push, possono comportare trattamenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo. Le localizzazioni e le garanzie applicabili sono indicate nella tabella precedente.

08Per quanto tempo conserviamo i dati

Dati scolastici, amministrativi e dell'account: per tutta la durata del contratto tra la scuola e UniversiData, secondo i tempi di conservazione stabiliti dalla scuola. Alla fine del contratto la scuola può esportare i dati in un formato utilizzabile; poi li cancelliamo entro 30 giorni, come previsto dall'accordo con la scuola, salvo diversa istruzione della scuola o obblighi di legge.
Account di una singola persona: fino a quando la scuola lo chiude (ad esempio a fine anno scolastico, per un docente che cambia scuola o un genitore il cui figlio si trasferisce) o su tua richiesta, vedi la sezione 11.
Log tecnici: i log applicativi conservati da Railway sono cancellati dopo 30 giorni. I Workers Logs di Cloudflare sono conservati fino a 7 giorni, in base al piano utilizzato. Alla scadenza dei rispettivi periodi, i log vengono eliminati o sovrascritti.
Copie di sicurezza (backup): Railway crea una copia di sicurezza ogni sette giorni. Ogni backup è cifrato a riposo a livello infrastrutturale e viene conservato per 27 giorni, trascorsi i quali viene eliminato. Un dato cancellato dai sistemi attivi può quindi rimanere nelle copie di sicurezza fino alla scadenza del relativo backup.
Email inviate tramite Resend: il contenuto delle email, i log di consegna e i payload dei webhook sono normalmente conservati per 30 giorni; le relative copie di sicurezza sono conservate per sette giorni. Alla cessazione dell'account Resend, gli eventuali dati residui vengono eliminati entro 90 giorni.
Richieste di assistenza o esercizio dei diritti: per il tempo necessario a gestirle e, se serve, a dimostrare di averle gestite (fino a 24 mesi).

09Come proteggiamo i dati

Comunicazioni cifrate tra browser o app e server tramite HTTPS/TLS. Il database, l'object storage e le copie di sicurezza gestiti da Railway sono cifrati a riposo a livello infrastrutturale.
Password conservate esclusivamente sotto forma di hash Argon2id. Anche i token di sessione, invito e recupero password sono conservati solo sotto forma di hash. Il link di recupero password scade dopo 30 minuti e il link di invito dopo sette giorni.
Accessi per ruolo e registro delle modifiche e delle esportazioni, come descritto nella sezione 6.
Copie di sicurezza cifrate a livello infrastrutturale, effettuate ogni sette giorni e conservate per 27 giorni.
Nell'app, sblocco biometrico opzionale gestito dal dispositivo.
In caso di violazione dei dati, informiamo la scuola senza ingiustificato ritardo, così che possa adempiere ai propri obblighi verso le persone interessate e il Garante.

Maggiori dettagli nella pagina Sicurezza.

10I tuoi diritti

Hai diritto di accedere ai dati che ti riguardano (e, come genitore o tutore, a quelli di tuo figlio), di farli correggere, di chiederne la cancellazione, di chiedere di bloccarne l'uso (limitazione), di opporti al trattamento quando si basa su un interesse legittimo o su un compito di interesse pubblico, di riceverli in un formato leggibile da una macchina nei casi previsti dalla legge, e di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità del tuo Paese.

A chi rivolgerti. Per i dati scolastici e amministrativi, come voti, presenze, note, documenti e pratiche, la richiesta deve essere rivolta alla scuola, che agisce come Titolare del trattamento e risponde tramite la segreteria o il proprio DPO. UniversiData assiste la scuola nella gestione della richiesta.

Per i dati trattati direttamente da UniversiData in qualità di Titolare, come le richieste inviate direttamente al nostro servizio di assistenza o al contatto privacy, puoi scrivere a privacy@universidata.it.

Se riceviamo una richiesta relativa a dati trattati per conto della scuola, la trasmettiamo tempestivamente alla scuola e la assistiamo nella gestione. Non cancelliamo o modifichiamo autonomamente i dati scolastici senza le istruzioni della scuola, salvo che la legge lo richieda.

Quando UniversiData agisce come Titolare, risponde entro un mese dal ricevimento della richiesta. Nei casi previsti dal GDPR, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi; in tal caso ne comunichiamo i motivi entro il primo mese. L’esercizio dei diritti è di regola gratuito.

11Come cancellare il tuo account

Puoi chiedere in qualsiasi momento la cancellazione del tuo account empowerEd. Vale sia per l'accesso da browser sia per l'app: l'account è lo stesso.

Dall'app: Profilo → Elimina account, che apre il modulo di richiesta.
Dal modulo di supporto su universidata.it/support, scegliendo "Cancellazione account" e indicando l'email associata all'account e la scuola.
Scrivendo al supporto a support@universidata.it dall'indirizzo email associato all'account, indicando la scuola.
Scrivendo alla tua scuola (segreteria o DPO).

In ogni caso verifichiamo la richiesta con la scuola, che gestisce gli account, e procediamo.

Cosa viene cancellato: verificata la richiesta con la scuola, l'account viene disattivato e poi cancellato, insieme ai dati che ti identificano come utente (email, credenziali, ruolo, identificativo, dispositivi registrati per le notifiche). Ti confermiamo via email quando la cancellazione è completata. I dati eliminati possono restare nelle copie di sicurezza fino alla loro scadenza, come indicato nella sezione 8.

Cosa resta: i dati scolastici e amministrativi degli studenti (voti, presenze, documenti, pratiche) appartengono al fascicolo dello studente e sono conservati dalla scuola secondo i propri obblighi e i propri tempi di conservazione. Per lo stesso motivo, se lavori nella scuola, il tuo nome resta associato ai voti, alle note e ai documenti che hai firmato. La cancellazione dell'account non li elimina: per quelli la richiesta va alla scuola.

Cancellare l'app dal telefono non cancella l'account.

12Minori

La piattaforma è uno strumento della scuola e i dati degli studenti minorenni sono trattati dalla scuola nell'esercizio delle sue funzioni. Dove la scuola lo prevede, anche gli studenti minorenni possono avere un account. Il profilo studente è di sola lettura e consente esclusivamente di consultare i dati dello studente, inclusi registro, presenze, voti e compiti assegnati. Non consente di inserire, modificare o cancellare dati. È la scuola a decidere a quali studenti attivare l’accesso e a informarne le famiglie. I genitori o tutori possono esercitare i diritti relativi ai dati dei figli minorenni nei limiti previsti dalla legge, tenendo conto anche dell’età e del grado di maturità dello studente. Non usiamo i dati degli studenti per scopi diversi da quelli stabiliti dalla scuola, non mostriamo pubblicità e non facciamo profilazione. Se veniamo a conoscenza di un account creato al di fuori di quanto stabilito dalla scuola, lo segnaliamo alla scuola, che decide.

13Modifiche a questa informativa

Se cambiamo qualcosa di sostanziale (nuovi fornitori, nuove finalità, nuovi moduli con nuove categorie di dati) aggiorniamo questa pagina, ne informiamo le scuole e, quando serve, lo segnaliamo nella piattaforma. La data in cima indica l'ultima versione. Le versioni precedenti si possono richiedere a privacy@universidata.it.

In caso di differenze tra la versione italiana e quella inglese prevale il testo italiano. Questa informativa riguarda la piattaforma empowerEd. Per il sito universidata.it valgono la privacy policy del sito e la cookie policy.

00In short

The platform is a tool of your school. The school decides which data to enter and why: it is the Data Controller. UniversiData stores and processes data on the school's behalf, as Data Processor (the provider working on the school's instructions).
Accounts are created by the school. They belong to school leaders, school administrative staff, teachers, other school staff, parents or guardians and, where the school provides for it, students, who see only their own data. There is no self sign-up.
The main databases and document storage are located in the European Union. Some technical data and communication content may be processed by providers operating outside the European Economic Area, as described in section 7. We do not sell data, we do not share it with third parties for their own purposes, we show no advertising, we do not use it to train artificial intelligence models, and no decision about students is made by an automated process.
No tracking. The platform does not profile users, uses no traffic analytics, does not track users across apps or websites, does not use the phone's advertising identifier (IDFA/AAID) and does not ask for tracking permission. In the browser it uses only the technical cookies needed to log in.
For your rights, your school is your first point of contact. You can also write to us: privacy@universidata.it.

01Who we are and how to reach us

The empowerEd platform (School Manager with its modules, and the empowerEd app for iOS and Android) is developed and operated by UniversiData S.r.l., Via Giuseppe Bandi 7, 00128 Rome (RM), Italy, VAT and tax code 17486781002.

For any question about this notice or about the processing of your data, write to our privacy contact: privacy@universidata.it.

For help using the platform: support@universidata.it.

02The school and UniversiData: two different roles

The school is the Data Controller

The school that gave you access decides which data to collect (personal details, attendance, grades, communications, documents, administrative data), for which purposes and for how long. It does so within its educational and administrative functions, in compliance with the law. The school has its own privacy notice, which it has given you or which you can request, and, where required, its own DPO.

UniversiData is the Data Processor

UniversiData provides the platform and the infrastructure, and processes data only on behalf of the school and only on its instructions, under a written agreement (Art. 28 GDPR). This also applies to notifications: the school decides when they are sent. Some operational notifications concerning absences, late arrivals, reminders to justify an absence and disciplinary notes may include the student's name and the date of the event. The text of a disciplinary note is never included. General school communications use a generic alert. The providers involved in notification delivery are listed in section 7. We do not use school data for our own purposes.

When UniversiData is a Controller in its own right

For a small set of data needed to run and protect the platform, UniversiData decides on its own and is therefore the Controller: technical logs, diagnostic data about errors, and the requests you send us directly (support, exercise of rights). Details are in section 4.

03Who uses the platform

The platform is reserved to UniversiData's client schools and to the people each school authorises:

school leaders, office and administrative staff, to run the school: personal records, enrolments, timetables, communications, compliance and administration;
teachers and school staff, for the register, attendance, assessments and communications;
parents and guardians, to follow their children's progress, justify absences, receive communications and handle their paperwork with the school;
students, where the school enables access, to consult their own data: timetable, attendance, assessments and communications concerning them.

Access is through the browser at empowereducation.eu or through the empowerEd app, with the same credentials and the same rules. Accounts are created by the school: there is no open registration. Students' data is entered by the school and is visible only to authorised staff, to the parents or guardians linked to that student and, if the school has enabled access, to the student, limited to their own data. Account data is required by the school: without it, access is not possible.

04Which data flows through the platform

Category	Examples	Who enters it	Who decides (Controller)
Account data	name and surname, email, role (school leader, office, teacher, parent, student), linked classes or students, user identifier, device identifier for app notifications	the school; the device for notifications	the school
Login credentials	email and password. The password is stored exclusively as an Argon2id hash and cannot be read by UniversiData. Session, invitation and password-reset tokens are also stored only as hashes.	you	the school
Students' school data	personal details, class, attendance and absences, attendance justifications, grades and assessments, notes and remarks, school-family communications	the school (teachers, office); parents for attendance justifications	the school
Administrative data	enrolments and admissions, families' billing and payment data, staff contracts and attendance, timetables.	the school; parents for their own paperwork	the school
Special categories of personal data, particularly health data (Art. 9 GDPR)	health information relevant to school life: allergies, diets, special educational needs (individual education plans), medical certificates attached to absences and, if managed in the platform, the choice about religious education	the school; parents when attaching a certificate	the school
Documents and photos	uploaded attachments (attendance justifications, certificates, notices, enrolment documents, other documents)	school staff, teachers, parents	the school
Audit log	user name and role, action performed and date, for changes to attendance, grades, disciplinary notes, enrolments, classes and courses, and for report generation or export. Ordinary viewing of information is not currently recorded.	collected automatically	the school
Server and network technical logs	request method and URL, outcome, request identifier, user and school identifiers; IP address and user agent associated with the session. Passwords, tokens, cookies, authorisation headers and request bodies are excluded from application logs.	collected automatically	UniversiData
Direct requests	support emails or requests to exercise your rights that you send us	you	UniversiData

If you log in from the browser

The platform uses only technical session cookies, which are needed to recognise you after login and protect your session. UniversiData does not use analytics or profiling cookies, analytics services, tag managers, advertising pixels, session-replay tools or external error-monitoring services. The platform's scripts, fonts and animations are served from UniversiData's own domains.

In newsletter previews, images hosted on external servers are blocked by default. They are loaded from the servers specified by the school only if the user expressly chooses to display them; in that case, those servers may receive the technical data needed to provide the image.

If you use the app

Face ID and fingerprint. If you enable biometric unlock, recognition happens entirely on your device through the operating system. The app only receives the result ("recognised" or "not recognised"): no biometric data leaves the phone or reaches UniversiData.

On the device, the app stores session tokens, the installation identifier needed for notifications and a small number of technical preferences in the operating system's secure storage. School data remains in memory and is cleared on logout, when the session expires or when the user changes profile. Attachments are opened in the system browser through signed links valid for 15 minutes and are not stored by the app. Files selected by the user for upload may be temporarily copied to the app's cache and are deleted immediately after a successful upload. The access token lasts for no more than one hour; after seven days of inactivity, the user must log in again.

The app uses the camera and photo library only when you choose to take or upload an image, and the system file picker when you want to attach a document. It also uses notifications, optional biometric authentication and vibration for haptic feedback. It does not access location, contacts, the microphone, calendar, clipboard or the device's advertising identifiers. Permissions can be managed through the phone's settings.

05Why we process data and on what legal basis

Data processed on behalf of the school

This notice supplements and does not replace the school's own privacy notice under Articles 13 and 14 GDPR. Each school determines the purposes and legal bases for processing school data and describes them in its own privacy notice. These purposes may include managing attendance, assessments, communications with families, enrolments, school administration and related legal or administrative obligations. UniversiData processes this data exclusively on behalf of the school, in its capacity as Data Processor, and only in accordance with the school's documented instructions. UniversiData does not independently determine the purposes or legal bases of this processing. For further information about these purposes and legal bases, please refer to the privacy notice provided by your school.

Data processed by UniversiData as an independent Controller

Running the platform and keeping it secure (technical logs, error diagnostics, prevention of unauthorised access): UniversiData's legitimate interest in the security and continuity of the service (Art. 6.1.f GDPR), which also meets its security obligation towards the school (Art. 32). You can object to this processing on grounds relating to your particular situation (Art. 21).
Answering your requests for support or to exercise your rights: legal obligation for rights requests (Art. 6.1.c and Art. 12 GDPR) and legitimate interest in answering support requests (Art. 6.1.f).

06Who can see the data

Everyone sees only what their role requires. A teacher sees their own classes. A parent sees only their own children. A student sees only their own data. School administrative staff and school leaders see what the school has decided for their role. For adult students, the school decides which information remains visible to parents. The system records certain changes and relevant operations, as well as report generation and export. Ordinary viewing of information is not currently recorded.

UniversiData's technical staff can access data only within the maintenance, support and security services provided for in the contract with the school and is bound by confidentiality.

We disclose data to public authorities only when a legal obligation requires it, informing the school unless the law prohibits it.

07Providers and where data lives

To provide the platform, we use the technical providers listed in the table below. Where they process personal data on our behalf, they act as sub-processors. The list is communicated to schools and kept aligned with the data-processing agreements entered into with each school.

Service	Provider	Where data is processed	What it handles
Platform servers and database	Railway	Amsterdam, the Netherlands, Railway `eu-west` region	Account, school and administrative data handled through the platform
Frontend proxy and delivery	Cloudflare Workers	Cloudflare's global infrastructure, not limited to the European Union	Requests forwarded between the frontend and backend and related technical logs. Workers Logs are retained for up to 7 days
Storage of documents and photos	Railway, S3-compatible object storage	Amsterdam, the Netherlands, Railway `eu-west` region	Uploaded documents, photos and attachments, separated by school and category
App push notification delivery	Google (Firebase Cloud Messaging) and Apple (APNs)	EU and United States. Google LLC and Apple Inc. adhere to the EU-U.S. Data Privacy Framework (European Commission adequacy decision of 10 July 2023); as a fallback, the standard contractual clauses (Decision 2021/914) apply. You can request a copy at privacy@universidata.it	Installation identifier, platform and technical device information; notification title, text and technical payload. Some notifications concerning absences, late arrivals, attendance justifications and disciplinary notes may include the student's name and the date.
Service emails (invitations, access, password recovery)	Resend / Plus Five Five, Inc.	United States. The `eu-west-1` region concerns email routing and does not determine the storage location. Transfers are governed by Resend's DPA, the Data Privacy Framework and the Standard Contractual Clauses	Recipient's email address and name, school name, delivery metadata, message content, invitation or password-reset links and any attachments
Mailbox for support and requests	Microsoft 365, Exchange Online	United States, based on the current and committed geography of the Microsoft 365 tenant. Transfers from the EEA are governed by Microsoft's DPA and the Standard Contractual Clauses	Sender's name and email address, email metadata, subject, message content and any attachments sent to `support@universidata.it` and `privacy@universidata.it`
Admissions module	Supabase	European Union	Applicant data and information used in the admissions process

The backend, main database and document storage are located in Amsterdam, the Netherlands. Modules based on Supabase are hosted in the European Union. Some supporting services, including the Cloudflare proxy, email delivery through Resend, the management of support and privacy mailboxes through Microsoft 365 and push-notification delivery, may involve data processing outside the European Economic Area. The relevant locations and safeguards are described in the table above.

08For how long we keep data

School, administrative and account data: for the whole duration of the contract between the school and UniversiData, according to the retention periods set by the school. At the end of the contract the school can export the data in a usable format; we then delete it within 30 days, as provided in the agreement with the school, unless the school instructs otherwise or the law requires otherwise.
An individual's account: until the school closes it (for example at the end of the school year, for a teacher who changes school or a parent whose child transfers) or on your request, see section 11.
Technical logs: application logs stored by Railway are deleted after 30 days. Cloudflare Workers Logs are retained for up to 7 days, depending on the plan used. At the end of the applicable period, the logs are deleted or overwritten.
Backups: Railway creates a backup every seven days. Each backup is encrypted at rest at infrastructure level and retained for 27 days, after which it is deleted. Data deleted from active systems may therefore remain in a backup until that backup reaches the end of its retention period.
Emails sent through Resend: email content, delivery logs and webhook payloads are normally retained for 30 days; related backups are retained for seven days. Following termination of the Resend account, any residual data is deleted within 90 days.
Support or rights requests: for as long as needed to handle them and, where necessary, to prove they were handled (up to 24 months).

09How we protect data

Communications between the browser or app and the servers are encrypted using HTTPS/TLS. The database, object storage and backups managed by Railway are encrypted at rest at infrastructure level.
Passwords are stored exclusively as Argon2id hashes. Session, invitation and password-reset tokens are also stored only as hashes. Password-reset links expire after 30 minutes and invitation links after seven days.
Role-based access and an audit log of changes and exports, as described in section 6.
Backups encrypted at infrastructure level, created every seven days and retained for 27 days.
In the app, optional biometric unlock handled by the device.
In the event of a data breach, we inform the school without undue delay, so it can meet its obligations towards the people concerned and the supervisory authority.

More details on the Security page.

10Your rights

You have the right to access the data concerning you (and, as a parent or guardian, your child's), to have it corrected, to request its erasure, to ask that its use be blocked (restriction), to object to processing based on legitimate interest or on a task in the public interest, to receive it in a machine-readable format where the law provides for it, and to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority (Garante) or your local supervisory authority.

Who to contact. Requests concerning school and administrative data, such as grades, attendance, notes, documents and school records, should be addressed to the school, which acts as Data Controller and responds through its administrative office or DPO. UniversiData assists the school in handling the request.

For data processed directly by UniversiData in its capacity as Data Controller, such as requests sent directly to our support service or privacy contact, you can write to privacy@universidata.it.

If we receive a request concerning data processed on behalf of a school, we promptly forward it to the relevant school and assist it in handling the request. We do not independently delete or modify school data without the school’s instructions, unless required by law.

When UniversiData acts as Data Controller, we respond within one month of receiving the request. Where permitted by the GDPR, this period may be extended by a further two months; if so, we will explain the reasons for the extension within the first month. Exercising your rights is generally free of charge.

11How to delete your account

You can ask at any time for your empowerEd account to be deleted. This applies to both browser and app access: the account is the same.

From the app: Profile → Delete account, which opens the request form.
Through the support form at universidata.it/support, choosing "Account deletion" and entering the email linked to the account and your school.
By writing to support at support@universidata.it from the email address linked to the account, naming the school.
By writing to your school (office or DPO).

In every case we verify the request with the school, which manages accounts, and proceed.

What is deleted: once the request is verified with the school, the account is deactivated and then deleted, together with the data that identifies you as a user (email, credentials, role, identifier, devices registered for notifications). We confirm by email when the deletion is complete. Deleted data may remain in backups until they expire, as described in section 8.

What remains: students' school and administrative data (grades, attendance, documents, paperwork) belongs to the student's record and is kept by the school under its own obligations and retention rules. For the same reason, if you work at the school, your name stays attached to the grades, notes and documents you signed. Deleting the account does not remove them: for that, the request goes to the school.

Uninstalling the app from your phone does not delete the account.

12Children

The platform is a tool of the school, and data about underage students is processed by the school in the exercise of its functions. Where enabled by the school, underage students may also have an account. The student profile is read-only and allows students to view only their own data, including their school register, attendance, grades and assigned homework. Students cannot enter, modify or delete any data. Each school decides which students may be given access and is responsible for informing their families. Parents or guardians may exercise rights concerning their children’s data within the limits provided by law, taking into account the student’s age and level of maturity. We do not use students' data for purposes other than those set by the school, we show no advertising and we do not profile users. If we become aware of an account created outside what the school has established, we report it to the school, which decides.

13Changes to this notice

If we change something substantial (new providers, new purposes, new modules with new categories of data) we update this page, inform the schools and, where needed, flag it in the platform. The date at the top shows the latest version. Previous versions can be requested at privacy@universidata.it.

In case of differences between the Italian and English versions, the Italian text prevails. This notice covers the empowerEd platform. For the universidata.it website, the website privacy policy and the cookie policy apply.